Proje Tanımı

Proje, belirli başlangıç ve bitiş noktası olan, amacı, kapsamı ve bütçesi açıkça tanımlanmış bir defaya mahsus gerçekleştirilen aktiviteler bütünüdür. Başka bir tanımlama ile proje, probleme özel, bir defaya mahsus oluşturulan, belirli bir zaman içerisinde bir grup amacı başarmayı  hedefleyen  işlemlerdir. Genel anlamda  her proje, kaynakların etkin kullanımını, belirlenen takvimin takip edilmesini ve projeden beklentilerin karşılanmasını içermektedir. 

Proje Ortak Özellikleri

Farklı pek çok proje tanımı verilebilir ancak her bir tanımda ortak bazı kavramların yer aldığı göze çarpmaktadır. Bunlar:

  Projenin belirli bir amacı vardır:  Her proje iyi tanımlanmış bir amaca sahiptir.

  Proje geçicidir:  Projeler için önceden tanımlanmış başlangıç ve bitiş tarihleri vardır. Hiçbir proje ömür boyu süremez.

  Projenin çok çeşitli alanlardan kaynağa  gereksinimi vardır: Projeler  insan, makine, yazılım gibi kaynaklara  gereksinim duyar. Bu kaynaklar çoğu zaman işletmenin farklı departmanlarından karşılanırken bazı durumlarda ise dış kaynak kullanımına gidilir.

  Projenin finansör veya müşterisi vardır: Projenin finansörü, gerekli kaynakların temin edilmesi için fonların yaratılmasını sağlar.

  Proje belirsizlik içerir: Her proje kendine özgü amaçlar içerdiğinden bu amaçların hepsi için ortak bir çözüm elde etmek  her zaman olası değildir. Bu nedenle zaman, maliyet ve kalite beklentilerinin her birinin tam olarak karşılanması belirsizlikler nedeniyle her zaman sağlanamaz.

Projelerde Üçlü Kısıt 

Her proje, kapsam (faaliyet alanı), zaman ve maliyet kısıtları ile sınırlandırılır. Bu kısıtlar başarılı proje yönetimi için gerekli  üçlü kısıt  olarak adlandırılmaktadır. Bu kısıtlar ne kadar iyi yönetilebilirse projenin başarısı o kadar artmaktadır. Kapsam, zaman ve maliyet kısıtları birbirleri ile çok sıkı bir ilişki içinde olduğundan, kısıtların birinde yapılacak değişiklik diğerlerini de etkilemektedir. Kapsam, zaman, maliyet açısından projeyi üç bacaklı bir tabureye benzetmek de mümkündür. 

Kurumların değişen koşullara hızla uyum sağlayabilmeleri, etkin ve verimli sonuçlar elde edebilmeleri için projelerin kapsam, zaman ve bütçe sınırları içinde tamamlanması gerekir. Bu nedenle kaynakların, zamanın, kapsamın ve malzemenin doğru planlaması ve doğru yönetilmesi çok önem kazanmaktadır. Bu kavramları kısaca inceleyecek olursak;

   Kapsam: Proje hangi hedefe ulaşmayı amaçlıyor, proje sonucunda hangi ürün veya hizmet elde edilecektir sorusuna cevap aranır.

  Zaman: Projeyi tamamlamak ne kadar zaman alacak sorusuna cevap aranır. Diğer bir deyişle ürün veya hizmetin  gerçekleştiriliş  takvimi ortaya konur. Başlangıçta kararlaştırılan takvime uyulmadığı takdirde  tazminat ödenmek zorunda kalınabilir. 

  Maliyet: Projeyi tamamlamanın maliyetinin ne olacağı sorusuna cevap aranır. Bir başka deyim ile eldeki kaynakların çalışır bir sisteme dönüştürülmesinin maliyetidir. 

Bu üç kısıt kalite (performans, standartlar) ile birlikte proje yönetiminin temel hedeflerini belirlerler. Her üç kısıtı sağlayan bir proje, kalite açısından yetersiz ise proje başarılı olamayacaktır. Bu nedenle müşteri memnuniyetinin sağlanması açısından projenin kalitesi önemli bir faktördür. Kapsam, zaman ve maliyet kısıtlarının her üçü de kalite standartları içerisinde yönetilebiliyorsa iyi bir proje yönetimi için doğru yolda olunduğu  söylenebilir.